Wie Sie durch kluges Storytelling mehr aus Ihrer Investition herausholen*

Die Keynote war inspirierend, das Buffet köstlich, Ihre Gäste verabschieden sich dankbar und gehen gut gelaunt ihrer Wege. Für Sie heißt es jetzt erst einmal durchatmen. Damit Sie sich aber langfristig über Ihre gelungene Veranstaltung freuen können, gilt es jetzt dafür zu sorgen, dass der Event nachhaltig sichtbar bleibt.

Ihr Event ist nicht nur irgendeine beliebige Veranstaltung, um KundInnen, HändlerInnen und GeschäftspartnerInnen ein paar Stunden lang zu bespaßen. Er liefert Ihnen vielmehr die Story, die Sie Medien, Gästen und auch all jenen, die nicht anwesend waren, erzählen können. Ihr Event, auch wenn es sich um eine reine Businessveranstaltung handelt, bildet das Herzstück Ihrer Aktivitäten für Ihre Sichtbarkeit. Sie können Ihren Event für klassische Medienarbeit in Form von gezielter Journalistenansprache ebenso nutzen wie für die direkte Kundenansprache via Website, Newsletter, Blog, Unternehmenszeitung und Social Media.

Das gilt nicht nur für Ihre eigene Veranstaltung. Auch einen Messeauftritt oder die Präsenz Ihres Unternehmens im Rahmen eines Events können Sie für Ihre Sichtbarkeit nutzen. Das sind die wichtigsten Grundregeln:

1. Event-PR beginnt vor dem Event

Damit Sie die eigene Sichtbarkeit steigern und langfristig Aufmerksamkeit erzielen, gilt es bereits vor dem Event entsprechende Maßnahmen zu treffen. Beginnen Sie mit einer Auflistung, was vor, während und nach dem Event gezielt für mehr Sichtbarkeit zu tun ist.

2. Medien einladen

Das müssen keine Heerscharen an Journalistinnen und Journalisten sein. Überlegen Sie vielmehr, ob Sie die Teilnahme einem oder wenigen ausgewählten FachjournalistInnen anbieten können und wollen. Wenn ja, dann nehmen Sie rechtzeitig Kontakt auf und erläutern Sie, warum gerade diese Veranstaltung für die ausgewählten (Fach)medien interessant ist.

3. Professionelle Fotos

„Irgendwer wird schon ein paar Aufnahmen schießen und ich habe ja auch mein Handy dabei.“ Wenn Sie das denken, können Sie die (Mehr)verwertung des Events gleich vergessen. Damit Sie Ihren Gästen anschließend professionelle Fotos zur Verfügung stellen können, benötigen Sie einen Profi, der sein Handwerk versteht. Auch der/die muss gebrieft werden, denn idealerweise sollte sich jeder Gast auf mindestens einem Foto finden.

4. Logowand

Wenn Sie zudem dafür sorgen wollen, dass Ihr Logo sichtbar wird, stellen Sie am besten eine entsprechende Wand gleich in den Eingangsbereich und sorgen Sie dafür, dass sämtliche BesucherInnen vor dieser abgelichtet werden. Die Chance, dass genau diese Fotos von Ihren Gästen auf Social Media geteilt werden, ist hoch. Das bringt Ihnen Sichtbarkeit, ohne dass Sie viel dazutun oder gar bezahlte Werbeeinschaltungen kaufen müssen.

5. Fotogalerie

Erstellen Sie eine Fotogalerie und veröffentlichen Sie diese idealerweise auf Ihrer eigenen Website. Nach der Veranstaltung schicken Sie per e-mail einen Link an Ihre Gäste – und auch an alle Eingeladenen, die nicht teilgenommen haben. So erweitern Sie Ihre Sichtbarkeit über die Teilnehmenden hinaus. Zudem machen Sie mit gutem Bildmaterial auch jenen, die nicht dabei waren, Lust, beim nächsten Mal zu kommen. Wenn Sie eigene Firmenpublikationen haben, können Sie die Fotos auch darin veröffentlichen. Ebenso auf Ihren Social Media-Kanälen.

6. Pressefotos

Pressefotos für die mediale Nachbearbeitung sind extra zu machen. Hier ist es Ihre Aufgabe, jene Personen zusammenzustellen, die für die Zielmedien relevant sind, also beispielsweise die Firmenchefin und zwei bis drei prominente Kunden oder ev. auch prominente Gastredner oder Laudatoren. Solche Fotos entstehen nie von selbst, sie sind immer arrangiert. Überlassen Sie das keinesfalls dem Zufall. Denn Gruppenfotos mit der gesamten Belegschaft oder Schnappschüsse sind medial nur höchst selten verwertbar.

7. Nachbericht

Sorgen Sie für mehr Sichtbarkeit, indem Sie einen Nachbericht über Ihren Event verfassen. Überlegen Sie bereits im Vorfeld, welche Botschaften Sie vermitteln wollen und fassen Sie diese nach dem Event zusammen. Z.B.: Was war das Kernthema? Gab es irgendeine Erkenntnis oder Conclusio? Welche Gäste, deren Namen Sie nennen wollen, waren da? Das können z.B. Gastredner sein oder prominente Branchenvertreter. Verfassen Sie dazu eine Presseaussendung und schicken Sie diese mit Pressefoto an die Zielmedien. Auch wenn JournalistInnen vor Ort waren, werden ihnen diese für eine Zusammenfassung mit den wichtigsten Namen und Fakten dankbar sein. Veröffentlichen Sie die Pressaussendung auch auf Ihrer Website.

8. Blogbeitrag

Wenn Sie einen Corporate Blog haben, können Sie die Presseaussendung auch dort veröffentlichen. Aber Achtung: Stellen Sie nicht einfach den Pressetext in den Blog, sondern adaptieren Sie ihn bloggerecht. Sie können hier mit mehr Emotion und – wenn es die Story hergibt – auch ausführlicher berichten. Hüten Sie sich aber vor Superlativen wie einzigartig, phantastisch u.ä. Das gilt auch für den Pressetext.

9. Video

Eine weitere Möglichkeit, Sichtbarkeit zu gewinnen, ist es, Ihren Event in Form eines Videos zu dokumentieren. Auch hier gilt: Machen Sie sich vorher ein Konzept, überlegen Sie sich, wen Sie interviewen wollen und was Sie fragen wollen. Noch besser: Überlegen Sie sich auch, welche Antworten Sie bekommen wollen. Aber lassen Sie Ihre Gäste ehrliche Antworten geben. Vorgaben bringen nichts, das wirkt verkrampft. Authentische Aussagen sind mehr wert als Lobhudeleien.

Fazit:

Ihr Event ist demnach kein einmaliges Ereignis, dessen Wirkung nach wenigen Tagen schon verpufft ist. Mit den entsprechenden Begleitmaßnahmen kann es zum Dreh- und Angelpunkt Ihrer Sichtbarkeitsmaßnahmen werden. Auch auf den ersten Blick trockene Schulungs- und Fachveranstaltungen können für mehr Sichtbarkeit genutzt werden.

Wichtig ist

- sich vorher bereits zu überlegen, was sich von Ihrer Veranstaltung in Form von Bildern, Social Media-Postings, Blogbeiträgen, Pressemeldungen etc. verwerten lässt und

- die Teilnehmenden schon in der Einladung darauf hinzuweisen, dass Fotos (gegf. auch Videos) gemacht und veröffentlicht werden.

Damit ist klar, dass eigene Veranstaltungen, aber auch die Teilnahme an Messen und anderen Events, auf Ihren PR-Kalender und in Ihre Jahres-PR-Planung gehören. Sie haben damit einen Contentschatz, den es lediglich noch zu bergen und sichtbar zu machen gilt.

Wenn Sie selbst nicht die nötigen Ressourcen haben, begleiten wir Sie dabei. Und helfen Ihnen, aus Ihrem Event mehr für Ihre Sichtbarkeit herauszuholen.

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© Sigrid Neureiter, Dr. Neureiter-PR

* Unser Titelbild zeigt das Kurhaus Hall der SALZRAUM.Hall livelocations

Fotos: © Dr. Neureiter-PR